MESIN-MESIN KANTOR DAN PENGOPERASIAN

MESIN-MESIN KANTOR DAN PENGOPERASIAN

1)   Mesin Ketik

1. menyiapkan mesin ketik meliputi :
    a. mengatur margin stop kanan dan kiri untuk menentukan luas bidang ketikan.
    b. mengatur jarak baris/spasi sesuai dengan yang diinginkan, apakah 1,5 atau 2 spasi.
    c. mengecek pita ketik , apakah masih jelas atau tidak , mengatur ribon indikator untuk memilih apakah
       yang di akai bagian atas / warna merah (untuk pita dua warna) atau bagian bawah.
2. memasukkan kertas ke dalam gulungan kertas
3. meluruskan kertas dengan menggunakan paper realese
4. menggeser kertas agar mulainya tepat di tempat yang diinginkan, misalnya 4 cm dari atas kertas.
5. memulai pengetikan dengan menghentakkan tombol keyboard satu persatu.

2)      Faksimili

1.      Membuat surat pengantar untuk memastikan untuk siapa dan kemana dokument ini akan dikirim dan apakah nomor yang dituju benar atau salah. Masukkan surat pengantar terlebih dahulu sebelum dokumen Anda ke dalam mesin fax feeder yang menghadap ke arah mesin.

2.      Masukkan nomor faks ke dalam mesin. Akan ada tombol angka seperti telepon pada mesin fax. Hati-hati ketik nomor sehingga Anda tidak membuat kesalahan, karena sulit untuk mengetahui bila Anda telah menghubungi nomor faks yang salah.

3.      Tekan tombol kirim jika Anda telah benar memasukkan semua angka ke dalam mesin. Ini akan memulai pengiriman dokumen. Tombol kirim biasanya lebih besar dari yang tombol yang lain dan mudah untuk dicari.

4.      Tunggu sampai dokumen Anda melewati mesin dan kumpulkan jika sudah selesai. Apa pun yang Anda kirimkan akan melewati serangkaian rol dan direkam secara digital.

5.      Tunggu sampai ada konfirmasi yang akan memberitahukan Anda apakah faks Anda berhasil terkirim atau tidak.

3)      Mesin Stensil

a)      Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas karbon atau tip-eks.

b)      Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil.

c)      Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.

d)      Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi denga normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.

e)      Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.

f)       Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas atau dengan pemotong stensil elektronik.

g)      Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan tangan atau listrik.

4)      Scanner

1.   Pasang Scanner padaPC.
2.    Pastikan Scannernya sudah terinstal.  Jika sudah terinstal, buka software adobe photoshop (contoh)

4.    Setelah terbuka klik file, impor, lalu pilih nama/merk scanner Anda.
5.    Masukan gambar/foto pada scanner, lalu tutup covernya.
6.    Setelah itu untuk menentukan pas atau tidaknya gambar klik preview.
7.    Jika sudah pas dan anda yakin, maka klik scan untuk mengscan gambarnya.

5)      Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

• Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang akan dipotong diletakkan tepat pada alat pemotong.
• Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas secukupnya maka kertas akan terpotong tepat pada garis pertemusn mata pisau dan alat pemotong.

6)      Mesin Absensi

    

Sebelum mesin ini dapat digunakan untuk merekam kehadiran pegawai, sidik jari seluruh pegawai perlu dikumpulkan dan sidik jari yang didata boleh lebih dari satu. Seluruh pengumpulan data sidik jari tersebut akan tersimpan dalam database komputer. Pada prakteknya, pegawai akan meletakkan jari di atas mesin dan layar akan merekam sidik jari yang ada dan kemudian akan disimpan dalam database. Mesin absensi sidik jari kemudian akan merekam setiap pegawai yang melakukan absensi setiap harinya dan komputer akan mencocokkan sidik jari tersebut dengan sidik jari yang ada pada database komputer.

7)      Printer

1. Mensetting Bentuk Pencetakan

a.    Klik menu Start > klik menu Printers and Faxes

b.    Klik kanan pada jenis printer yang kita gunakan

c.    Klik tombol Printing Preferences.

d.    Klik tombol Portrait untuk Tegak dan Landscape untuk tidur

e.    Klik tombol OK

2. Mengatur Penggunaan Tinta

a.    Klik menu Start > klik menu Printers and Faxes

b.    Klik kanan pada jenis printer yang kita gunakan

c.    Klik tombol Printing Preferences.

d.    Pada tombol menu Media > pilih menu Transparant

e.    Klik tombol OK

8)      Komputer

1. Menyalakan Komputer 

·         Tekan tombol power pada CPU kemudian ikuti dengan menekan tombol pada monitor.

·         Tunggu beberapa saat proses loading hingga muncul jendela windows dan komputer/PC sudah siap untuk digunakan.

2. Mengoperasikan Komputer

Setelah komputer dinyalakan, maka proses selanjutnya adalah mengoperasikan komputer. Agar Anda bisa lebih cepat menguasai komputer, maka gunakanlah komputer sesuai dengan kebutuhan dan tujuan Anda menggunakan computer.

3. Mematikan Komputer

Untuk mematikan komputer (Shutdown), ada beberapa tahap yang harus diperhatikan yaitu:

·         Tutup semua aplikasi yang Anda gunakan.

·         Klik menu Start (XP)/ Logo Windows (7) di pojok kiri bawah.

·         Pilih Shutdown dan tunggu beberapa saat hingga komputer Anda benar-benar mati.

·         Setelah komputer benar-benar mati, kemudian tekan tombol pada Monitor dan Speaker, Stabilizer dan Perangkat komputer lainnya.

·         Setelah itu baru cabut kabel dari stop kontak. Hal ini bertujuan untuk menghemat daya dan mengantisipasi terjadinya korsleting listrik.  

9)      Over Head Projector (OHP)

• Periksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan
• hubungkan OHP dengan sumber listrik
• Tekan tobol ON/ OFF ke posisi ON
• Letakkan transparansi pada posisi yang benar
• Aturlah posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan energi keystone effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat hasil gambar proyeksi yang jelas dan tajam.
• Over Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang sangat terang dan kipas untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa Fresnel bahwa collimates cahaya. Di atas kotak, biasanya di lengan panjang, adalah cermin dan lensa yang memfokuskan dan meneruskan cahaya ke depan bukan ke atas. Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk ditampilkan. Cahaya dari lampu bergerak melalui transparansi dan ke dalam cermin di mana ia bersinar maju ke sebuah layar untuk ditampilkan. Cermin memungkinkan baik presenter dan para penonton untuk melihat gambar pada saat yang sama, presenter memandang transparansi seolah-olah menulis, para penonton melihat ke depan di layar. Tinggi cermin dapat disesuaikan, untuk kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih besar atau lebih kecil tergantung pada seberapa dekat proyektor adalah layar.

10)    Mesin Fotokopi

1. Hidupkan mesin fotocopy

2. Meletakkan dokumen

3. Tekanlah tombol jumlah hasil untuk mengatur banyaknya hasil copy

4. Tekanlah tombol cetak pada mesin fotocopy

5.  Jika telah selesai, tekanlah tombol off