MESIN-MESIN KANTOR DAN PENGOPERASIAN
1) Mesin Ketik
1. menyiapkan mesin ketik
meliputi :
a. mengatur margin stop kanan dan kiri untuk menentukan luas
bidang ketikan.
b. mengatur jarak baris/spasi sesuai dengan yang diinginkan,
apakah 1,5 atau 2 spasi.
c. mengecek pita ketik , apakah masih jelas atau tidak , mengatur
ribon indikator untuk memilih apakah
yang di akai bagian atas / warna merah (untuk pita
dua warna) atau bagian bawah.
2. memasukkan kertas ke dalam gulungan kertas
3. meluruskan kertas dengan menggunakan paper realese
4. menggeser kertas agar mulainya tepat di tempat yang diinginkan, misalnya 4
cm dari atas kertas.
5. memulai pengetikan dengan menghentakkan tombol keyboard satu
persatu.
2)
Faksimili
1. Membuat surat pengantar
untuk memastikan untuk siapa dan kemana dokument ini akan dikirim dan apakah
nomor yang dituju benar atau salah. Masukkan surat pengantar terlebih dahulu
sebelum dokumen Anda ke dalam mesin fax feeder yang menghadap ke arah mesin.
2. Masukkan nomor faks
ke dalam mesin. Akan ada tombol angka seperti telepon pada mesin fax. Hati-hati
ketik nomor sehingga Anda tidak membuat kesalahan, karena sulit untuk
mengetahui bila Anda telah menghubungi nomor faks yang salah.
3. Tekan tombol
kirim jika Anda telah benar memasukkan semua angka ke dalam mesin. Ini akan
memulai pengiriman dokumen. Tombol kirim biasanya lebih besar dari yang tombol
yang lain dan mudah untuk dicari.
4. Tunggu sampai
dokumen Anda melewati mesin dan kumpulkan jika sudah selesai. Apa pun yang Anda
kirimkan akan melewati serangkaian rol dan direkam secara digital.
5. Tunggu sampai ada
konfirmasi yang akan memberitahukan Anda apakah faks Anda berhasil terkirim
atau tidak.
3) Mesin Stensil
a) Sebelum mengetik pada
sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu dengan
sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan beas karbon atau tip-eks.
b) Sit
stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas
ketikan yang baik di sit stensil.
c) Pengetikan pada sit
stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini
dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan
menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.
d) Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi denga
normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.
e) Senantiasa membaca
dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari
mesin.
f) Stensil terdiri atas
suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil digores, entah dengan
mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus.
Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas atau dengan pemotong stensil elektronik.
g) Tinta ditekan menembus
goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar, kemudian
dioperasikan, bisa menggunakan tangan atau listrik.
4) Scanner
1. Pasang Scanner padaPC.
2. Pastikan Scannernya sudah
terinstal. Jika sudah terinstal, buka software adobe photoshop
(contoh)
4.
Setelah terbuka klik file, impor, lalu pilih nama/merk scanner Anda.
5. Masukan gambar/foto pada
scanner, lalu tutup covernya.
6. Setelah itu untuk menentukan pas
atau tidaknya gambar klik preview.
7. Jika sudah pas dan anda yakin,
maka klik scan untuk mengscan gambarnya.
5) Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)
- Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang
akan dipotong diletakkan tepat pada alat pemotong.
- Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas
secukupnya maka kertas akan terpotong tepat pada garis pertemusn mata
pisau dan alat pemotong.
6) Mesin Absensi
Sebelum mesin ini
dapat digunakan untuk merekam kehadiran pegawai, sidik jari seluruh pegawai
perlu dikumpulkan dan sidik jari yang didata boleh lebih dari satu. Seluruh pengumpulan
data sidik jari tersebut akan tersimpan dalam database komputer. Pada
prakteknya, pegawai akan meletakkan jari di atas mesin dan layar akan merekam
sidik jari yang ada dan kemudian akan disimpan dalam database. Mesin absensi
sidik jari kemudian akan merekam setiap pegawai yang melakukan absensi setiap
harinya dan komputer akan mencocokkan sidik jari tersebut dengan sidik jari
yang ada pada database komputer.
7) Printer
1. Mensetting
Bentuk Pencetakan
a. Klik menu Start
> klik menu Printers and Faxes
b.
Klik kanan pada jenis
printer yang kita gunakan
c.
Klik tombol Printing
Preferences.
d.
Klik tombol Portrait
untuk Tegak dan Landscape untuk tidur
e.
Klik tombol OK
2. Mengatur Penggunaan Tinta
a. Klik menu Start
> klik menu Printers and Faxes
b.
Klik kanan pada jenis
printer yang kita gunakan
c.
Klik tombol Printing
Preferences.
d. Pada tombol menu Media
> pilih menu Transparant
e.
Klik tombol OK
8) Komputer
1. Menyalakan Komputer
·
Tekan tombol power pada CPU kemudian
ikuti dengan menekan tombol pada monitor.
·
Tunggu beberapa saat proses loading
hingga muncul jendela windows dan komputer/PC sudah siap untuk digunakan.
2. Mengoperasikan Komputer
Setelah
komputer dinyalakan, maka proses selanjutnya adalah mengoperasikan komputer.
Agar Anda bisa lebih cepat menguasai komputer, maka gunakanlah komputer sesuai
dengan kebutuhan dan tujuan Anda menggunakan computer.
3. Mematikan Komputer
Untuk
mematikan komputer (Shutdown),
ada beberapa tahap yang harus diperhatikan yaitu:
·
Tutup semua aplikasi yang Anda
gunakan.
·
Klik menu Start (XP)/ Logo Windows
(7) di pojok kiri bawah.
·
Pilih Shutdown dan tunggu beberapa saat hingga komputer Anda benar-benar
mati.
·
Setelah komputer benar-benar mati,
kemudian tekan tombol pada Monitor dan Speaker, Stabilizer
dan Perangkat komputer lainnya.
·
Setelah itu baru cabut kabel dari
stop kontak. Hal ini bertujuan untuk menghemat daya dan mengantisipasi
terjadinya korsleting listrik.
9) Over Head Projector (OHP)
- Periksa
Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan
- hubungkan
OHP dengan sumber listrik
- Tekan
tobol ON/ OFF ke posisi ON
- Letakkan
transparansi pada posisi yang benar
- Aturlah
posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan
energi keystone effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat
hasil gambar proyeksi yang jelas dan tajam.
- Over
Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang
sangat terang dan kipas untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa
Fresnel bahwa collimates cahaya. Di atas kotak, biasanya di lengan
panjang, adalah cermin dan lensa yang memfokuskan dan meneruskan cahaya ke
depan bukan ke atas. Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk
ditampilkan. Cahaya dari lampu bergerak melalui transparansi dan ke dalam
cermin di mana ia bersinar maju ke sebuah layar untuk ditampilkan. Cermin
memungkinkan baik presenter dan para penonton untuk melihat gambar pada
saat yang sama, presenter memandang transparansi seolah-olah menulis, para
penonton melihat ke depan di layar. Tinggi cermin dapat disesuaikan, untuk
kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih besar atau lebih kecil
tergantung pada seberapa dekat proyektor adalah layar.
10) Mesin Fotokopi
1. Hidupkan mesin fotocopy
2. Meletakkan dokumen
3. Tekanlah tombol jumlah hasil
untuk mengatur banyaknya hasil copy
4. Tekanlah tombol cetak pada mesin
fotocopy
5. Jika telah selesai,
tekanlah tombol off